10 errori da evitare nell’organizzazione di un evento aziendale

Un evento aziendale di successo significa, nella maggior parte dei casi, rispettare passi rigorosi nel tortuoso percorso da affrontare. Ci sono molti dettagli da sistemare e nella frenesia dell’organizzazione è possibile dimenticarne qualcuno, e proprio quell’aspetto può essere la causa del fallimento dell’evento. Certamente non vorresti che succedesse, vero? Invece di leggere ancora una volta cosa devi fare per organizzare eventi aziendali di successo, ecco invece le 12 cose da evitare a tutti i costi per garantire il successo dell’evento.

Non offrire testimonianze o souvenir di scarsa qualità!

Non offrire testimonianze o souvenir di scarsa qualità!

Se offri qualcosa che si distrugge alla seconda utilizzazione, meglio tenere quei soldi e comprare caffè per gli invitati il giorno dell’evento. Un’altra opzione potrebbe essere quella di offrire coupon di sconto ad alcuni clienti che possono utilizzarli per il loro prossimo acquisto, e per gli altri regali duraturi ma economici, come matite o note adesive personalizzate. Certamente non guadagnerai punti per l’originalità, ma è meglio che restare nella mente dei visitatori con un’immagine negativa.

Non organizzare una lotteria per qualcosa che non si adatta all’immagine dell’azienda

A tutti piacciono i regali che riguardano le ultime novità tecnologiche, ma è piuttosto probabile che un regalo offerto solo perché è di marca non attiri così tanto quanto ci si aspetterebbe. Ed è possibile che non si raggiunga nemmeno il pubblico target. Ad esempio, ci sono troppe Apple Watch e iPad che vengono offerti e che non sono sempre l’immagine dell’azienda che dovrebbe essere pubblicizzata. Crea un regalo, possibilmente personalizzato, che si adatti al marchio dell’azienda, come le lampade da scrivania. In questo modo raggiungerai certamente uno degli obiettivi, quello di creare un impatto favorevole sull’immagine dell’organizzazione.

Non assumere un relatore la cui presentazione non corrisponda ai prodotti, ai servizi o all’argomento dell’evento

Non assumere un relatore la cui presentazione non corrisponda ai prodotti, ai servizi o all'argomento dell'evento

Invece, considera un relatore riconosciuto nel tuo settore o una persona che ti può aiutare ad aumentare la produttività. È importante avere qualcuno che possa attirare la folla, ma che deve anche attirare il pubblico giusto e fornire loro ciò che è utile. Considera una persona importante in affari, che può presentare i prodotti in modo diversificato. Un’altra idea è quella di organizzare un incontro di networking per i clienti più importanti e promuoverlo attraverso un’invito speciale per loro.

Non dimenticare l’hashtag (#)

Sì, l’hashtag sui social media per la comunicazione durante l’evento. Assicurati di includere l’hashtag dell’esposizione o dell’evento a cui partecipi e di altre aziende o pubblicazioni legate al settore. Se hai uno slogan per il tema dell’evento, assicurati di includerlo in tutte le comunicazioni. Ti rendi noto, in questo modo, ai tuoi potenziali invitati. Aspetti fino a quando sei nell’area dell’evento per distribuire sui social media? Se non hai inviato gli inviti almeno quattro settimane prima dell’evento, non comparirai sul loro radar. Idealmente, dovresti inviare almeno tre messaggi prima dell’evento attraverso diversi canali di comunicazione. È consigliabile concentrarsi su LinkedIn, Facebook e Twitter. Tuttavia, a seconda della natura dei prodotti, puoi anche utilizzare Pinterest.

Non aspettare di essere nell’area dell’evento per distribuire sui social media.

Non aspettare di essere nell'area dell'evento per distribuire sui social media.

Assicurati che il messaggio chiave che devi comunicare sull’evento sia coerente in tutte le modalità di comunicazione: pubblicità, radio, online. Hai qualcosa di nuovo da distribuire? Forse un prodotto o un servizio appena lanciato? Ci sono dimostrazioni o training per l’evento? Qualunque sia il messaggio chiave, assicurati che i potenziali invitati lo conoscano.

Non offrire regali mediocri agli invitati, ai clienti o ai collaboratori.

Davvero pensi che i tuoi clienti li useranno? Lo stile è sufficientemente coerente perché il cliente si ricordi di te e della tua azienda? Assicurati che l’immagine che l’organizzazione avrà sia adeguata, leggibile e attraente. Pensa a quanto tempo qualcuno terrà e userà l’oggetto promozionale prima di fare un’altra scelta al suo posto. Se hai un brand più formale, mantieni la formalità sia con il regalo che con il modo di trasmettere i messaggi. Se hai un brand giocoso, mostralo.

Non presentare chiaramente ai clienti i benefici del prodotto o del servizio che li aiuteranno a prendere decisioni più facili o a informarsi sul prodotto o servizio stesso.

È sorprendente quante volte riceviamo e-mail promozionali o cartoline e dobbiamo leggere il messaggio più volte per capirne il significato. Mentre alcune grandi aziende possono trarre beneficio dalle comunicazioni precedenti e fare affidamento sul loro capitale di marca, la maggior parte delle aziende dovrebbe dire ciò che fa e spiegare i vantaggi del loro prodotto/servizio.

Non inviare agli invitati migliori un invito per partecipare all’evento

Non inviare agli invitati migliori un invito per partecipare all'evento

Puoi presumere che già ne siano a conoscenza o che l’invio di un invito non farà alcuna differenza. Tuttavia, avranno maggiori probabilità di assisterti e di visitare il tuo evento se invierai loro un invito personalizzato. Ricorda, sono impegnati e, anche se potrebbero aver partecipato o meno all’evento passato, vorrai rimanere nella loro lista di aziende da visitare.

Non cercare informazioni demografiche sui clienti e gli invitati per selezionare meglio i gadget promozionali più rilevanti per loro

Non presumere che l’ultimo gadget popolare, o peggio ancora, il regalo più economico, dovrebbe essere il regalo alla prossima mostra.
Dedica un momento a guardare le informazioni sui partecipanti fornite dall’organizzazione dell’evento e le informazioni che hai sui tuoi clienti. Quindi, pensa a cosa vorrebbero vedere o ricevere.

E-mail con link incompleti o errati, immagini che non appaiono, reindirizzamenti errati o considerati spam

Le e-mail identificate come spam finiranno direttamente nella cartella spam o non potranno passare il firewall. Lavora con specialisti IT per assicurarti che le e-mail sull’evento abbiano la possibilità di arrivare ai loro destinatari.

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